Dématérialisation Ressources Humaines (RH)
Du bulletin de paie au stockage des documents, en passant par la signature des contrats de travail, les outils de dématérialisation des processus administratifs RH se multiplient. Pour les entreprises qui en font le choix, les bénéfices sont au rendez-vous, à condition d’avoir soigneusement préparé une à une toutes les phases du déploiement.
Un projet de dématérialisation des processus administratifs RH est plus simple à mettre en œuvre que des projets de paie, de DSN (déclaration sociale nominative) ou de gestion des temps. Ce n’est cependant pas une raison pour la prendre à la légère, et sous-estimer la difficulté de faire entrer une nouvelle technologie dans l’entreprise, avec les modifications profondes des processus qu’elle implique, d’autant plus que tous les collaborateurs sont alors concernés.
Les projets de dématérialisation des processus RH sont fréquemment déployés avec du retard. Bien souvent également, le budget initial est dépassé. Il n’est pas rare non plus de constater que la solution est, au final, sous-utilisée faute de délai suffisant pour une conduite du changement adéquate.
Ces projets souffrent tous d’un manque de cadrage, de définition en amont d’un projet global, avec les ressources nécessaires (humaines et matérielles), et les dates de déploiement des lots en accord avec l’actualité et les contraintes de l’entreprise.
Althea a construit depuis 4 ans, un réelle expertise « Démat’RH » dont la vocation est de garantir à nos clients notre connaissance des outils, et notre capacité à challenger les intégrateurs dans les phases projets.
La dématérialisation RH par Althéa c’est :
- Une offre spécifique animée par une équipe dédiée,
- La tenue d’un benchmark des solutions du marché,
- Une cellule spécialisée dans les aspects sécuritaires et juridiques,
- Un Observatoire National dématérialisation RH créé par Althéa,
- Des articles thématiques, des webinars,
- Des relations suivies avec les principaux acteurs du marché.
L’observatoire de la Dématérialisation RH, créé par Althéa
Tous les acteurs impliqués dans un projet de démat’ RH pour leur entreprise, se posent les mêmes questions : Avec quels arguments concrets puis-je convaincre les dirigeants d’engager un budget pour un tel projet ? Ce livre blanc vous donnera donc une vision globale sur : Est-ce que ces nouveaux services correspondent à des attentes des salariés ? C’est la raison pour laquelle, Althéa a créé en 2019 le premier Observatoire de la Dématérialisation RH ! Une initiative rejointe ensuite par d’autres acteurs et éditeurs de solutions (Docaposte, PeopleDoc, Primobox), et qui a permis d’identifier, avec le concours de l’institut de sondage Opinion Way, des données exclusives sur la tendance du marché, et sur les bénéfices/craintes des collaborateurs. ces enseignements ont été recensés dans un livre blanc qui permet de donner une vision globale sur :
- Les tendances marché de dématérialisation RH, et notamment le taux de Français disposant d’un coffre-fort électronique pour leurs bulletins de paie.
- Les ROI constatés sur ces types de projets.
- La perception des entreprises, et des Français, sur ce type de service.
- Les bonnes pratiques pour mener à bien ces projets.
- Les bonnes pratiques en termes d’accompagnement au changement.
Télécharger le livre blanc de l’Observatoire de la Dématérialisation RH : https://www.observatoiredematerialisationrh.fr/
Les enseignements principaux :
Notre vision des bonnes pratiques lors d’un projet de dématérialisation RH
Notre expérience de mise en œuvre de solution de dématérialisation RH nous permet d’identifier 4 facteurs clés de succès
- Prendre le temps de cadrer le projet : Il est assez courant d’observer des projets de dématérialisation RH avec une date de déploiement décalée, un budget dépassé, ou une solution sous-utilisée faute de délai suffisant pour une conduite du changement adéquate. Ces projets ont un point en commun : le manque de cadrage en amont du projet !
- Anticiper suffisamment les actions de conduite du changement : Le premier frein à la réussite d’un projet de dématérialisation du bulletin de paie, évoqué par 51 % des salariés français qui y sont réfractaires, est le poids des habitudes ! Voilà pourquoi une méthodologie adaptée de conduite du changement doit être envisagée dès la conception du projet, incluant notamment l’identification des blocages et des motivations parmi les futurs utilisateurs – salariés mais aussi managers et RH ! – et la définition des bons messages pour convaincre.
Pour accompagner nos clients, notre démarche est la suivante :
- Réalisation d’audit sur les procédures et la gestion documentaire RH de l’organisation, sur la base d’un questionnaire éprouvé. cet audit doit permettre de fixer les points structurants qui permettront de construire les fondations de l’analyse et les orientations stratégiques de la cible en termes d’apports métiers, d’organisation, de niveau d’automatisation, de service rendu… Cet audit se base sur la réalisation d’entretiens avec des acteurs clés de l’organisation, permettant d’intégrer, au plus tôt, les collaborateurs qui seront investis sur le projet, et de favoriser, au plus tôt, une démarche d’accompagnement au changement,
- Réalisation du cadrage projet et business case (Planning et Budget), permettant de présenter auprès de la direction, une vision réaliste et claire du projet.
- Aide au choix, avec apport d’expertise sur les possibilités offertes par les outils du marché, permettant d’identifier rapidement les efforts à fournir par une organisation pour y intégrer ses processus métiers,
- Accompagnement projet : Apport d’expertise, coordination des acteurs projet, recette.
- Accompagnement au changement : Identification de la stratégie d’accompagnement au changement, réalisation de support de communication, animation de formations utilisateurs
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