Insight Onboarding

Grands concepts de l’onboarding

L’onboarding est l’ensemble des actions mises en place par les entreprises pour « embarquer », « accueillir » les nouveaux collaborateurs. Il commence dès les premiers échanges avec les candidats et se poursuit plusieurs mois après l’arrivée de la nouvelle recrue.

L’onboarding est une étape fondatrice du parcours de carrière et pour cause, il est au carrefour du recrutement, de la marque employeur et de l’engagement, ce dès les premiers pas du collaborateur dans l’entreprise.

L’onboarding visant à préparer et accompagner l’arrivée et les premiers pas dans l’organisation, qu’elle soit privée ou publique, il s’agit de créer une expérience collaborateur personnalisée en intervenant sur différents axes :

– Le recueil des éléments administratifs (informations personnelles, mutuelle…): pré-boarding
– La prise de poste (aspects matériels, formation, objectifs…) : onboarding
– L’acculturation et la socialisation (découverte de l’entreprise, découverte de ses collègues et de son manager, événements internes…) : “Induction”

Spontanément lorsque l’on pense onboarding, on pense aux nouveaux arrivants, mais ce terme concerne également les collaborateurs en mobilité interne et les prestataires extérieurs. Selon les situations, le processus d’onboarding à mettre en place sera différent et ses dimensions vont varier. Par exemple, le recueil administratif (pré-boarding) ne sera pas effectué dans le cadre d’un prestataire extérieur.

Les enjeux de l’onboarding

Un enjeu contextuel :

La crise du Covid19 a rebattu les cartes : les candidats sont plus sensibles à certaines valeurs et pratiques, et leurs attentes envers leur employeur ont changé. L’écart s’est alors creusé entre les entreprises déjà digitalisées et celles qui ne s’étaient pas encore donné les moyens de dématérialiser leurs processus.

Un enjeu du marché :

Dans un contexte toujours plus concurrentiel et de “guerre des talents” les entreprises doivent faire face à une tendance de raréfaction des profils. Les compétences sont rares, souvent difficiles à attirer, alors ne gâchez pas un recrutement réussi par une phase d’intégration laissant à désirer !
L’impact financier d’une intégration ratée aboutissant à une démission est important pour l’entreprise:

– Les coûts directs (cabinets, équipes de recrutement…) et indirects (formation, accueil…) du recrutement
– Le coût de la formation bien sûr
– Le coût humain (ambiance de travail…)
– Le coût business (capacité moindre à atteindre les objectifs fixés -le temps de trouver un remplaçant et de le former- pouvant se traduire par du retard sur certains projets et en corollaire une insatisfaction client).

Sachant que 72% des départements RH considèrent que l’onboarding est un élément essentiel de la qualité d’un recrutement et d’une intégration, il est essentiel de se focaliser sur cette partie de vie du collaborateur (étude Refty septembre 2021).

L’enjeu est alors d’onboarder rapidement un collaborateur tout en prenant le temps de lui laisser le temps de comprendre, de s’approprier la culture et l’environnement de travail.

L’Onboarding de demain

Que pouvez-vous attendre de la mise en œuvre d’une politique d’onboarding ?

D’un point de vue RH : une sécurisation de l’intégration (limitation des no show et des démissions rapides), une automatisation des tâches administratives permettant de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, ainsi qu’une amélioration du taux de rétention.

D’un point de vue marketing : une image de marque renforcée. Un collaborateur content en parle, mais un collaborateur mécontent, en parle plus et plus fort.

D’un point de vue business : un collaborateur plus rapidement opérationnel et productif, plus impliqué.

Convaincu ? Alors voyons comment mettre en place une politique d’intégration réussie.

Bâtir une stratégie : les bonnes questions à se poser

L’onboarding ne s’improvise pas. Il s’agit d’une vraie politique RH qui s’inscrit dans une stratégie plus large.

L’analyse de l’existant, dans la mesure du possible avec des KPI, est une bonne base permettant d’identifier ce qui fonctionne bien – à conserver – et les aspects qui doivent être améliorés.

Il s’agira ensuite de :

– Définir les objectifs à adresser. Par exemple cela peut être : fluidifier/sécuriser l’embauche, digitaliser des opérations à faible valeur ajoutée, donner une image moderne, augmenter la productivité à 3 mois après l’arrivée, etc.
– Définir les indicateurs permettant de suivre l’avancement et l’atteinte des objectifs
– Identifier les acteurs et les impliquer

Il n’existe pas de règle d’or qui puisse être transposée à n’importe quelle entreprise. Si les questions à se poser seront sensiblement les mêmes, les réponses apportées diffèreront en fonction du contexte et de l’attendu. Chaque entreprise aura donc sa propre politique d’onboarding, ses propres process, même si quelques bonnes pratiques existent et peuvent être reproduites dans bon nombre d’entreprises.

Cette réflexion stratégique permet d’établir des objectifs précis et mesurables, qui seront ensuite transcrits dans des processus clairs pouvant, au besoin, être outillés.

Définir les processus cibles

Il s’agit de définir concrètement et très précisément les différentes étapes de l’intégration. Comment les actions s’enchaînent-elles, à quel séquencement ? Qui en sont les responsables et les éventuels contributeurs ? Comment communiquent-ils entre eux ? etc… Autant d’éléments à définir pour aboutir aux processus cibles.

Nous vous conseillons d’avoir plusieurs processus selon la population à laquelle ils s’adressent (par exemple, nouvel embauché/prestataire externe, directeur financier/vendeur en magasin/chef d’équipe en usine, en France/en Chine, etc…).

Ces processus doivent ensuite être partagés par l’ensemble des acteurs impliqués. Une conduite du changement est indispensable pour garantir cette adhésion et s’assurer que les nouveaux processus soient compris, acceptés et utilisés.

Déterminer le contenu à partager aux nouveaux arrivants

Ce contenu doit couvrir différents niveaux :

– groupe (connaissance de l’entreprise, ses valeurs, sa stratégie, sa politique RH…)
– local (objectifs spécifiques, particularités, événements internes…)
– poste (objectifs opérationnels, montée en compétences, intégration dans l’équipe…).

Il conviendra d’identifier le contenu qui peut être communiqué au nouvel arrivant avant même son premier jour.

Pour les multinationales, il est nécessaire de statuer sur ce qui doit constituer le socle groupe commun et ce qui doit relever du niveau local. Les spécificités locales ne devant pas être oubliées (cadre légal), il est recommandé d’avoir une base commune de 80% et 20% de spécificités locales, afin de garder de la souplesse.

Outiller

Depuis quelques années les solutions fleurissent et elles apportent des atouts indéniables.

Des outils existent pour le stockage de documents (contrats, avenants, arrêts maladie…), pour la génération documentaire (contrats, avenants, attestations employeur…), pour le ticketing RH /collaborateurs, pour la e-signature, etc…

Les outils digitaux permettent d’automatiser et de personnaliser les parcours d’intégration grâce à des modèles à les décliner en fonction de critères tels que le métier, la localisation ou la nature du contrat. Les actions à réaliser sont alors automatiquement diffusées aux différents acteurs et chacun d’entre eux bénéficie d’un tableau de bord permettant d’en suivre l’avancement.

L’outil offre aussi la possibilité de définir les contenus que l’on souhaite diffuser au nouveau collaborateur et à quels moments ils seront automatiquement envoyés. Le collaborateur y accédera via un portail dédié où il pourra renseigner ses informations personnelles, transmettre et/ou signer divers documents administratifs, suivre des formations e-learning, consulter des vidéos de présentation de l’entreprise, des interviews de collaborateurs, discuter avec son manager et ses collègues, etc.).

Gardons en tête qu’optimiser l’onboarding permet d’anticiper l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Cela va donc aussi permettre de commander le matériel adéquat à l’exécution de la mission en amont de l’arrivée. Les SIRH permettent de construire une “checklist”, afin de penser à chacune des tâches à réaliser et de passer les commandes de matériel adequats.

Cette même checklist permettra aussi de réaliser un offboarding efficace et de collecter le matériel prêté par l’entreprise.

A titre d’exemple, nous accompagnons une grande entreprise française du Luxe qui a décidé de mettre en place un nouveau système RH et de digitaliser toute la partie onboarding. L’objectif ? Rendre les interlocuteurs concernés responsables de la saisie de leurs informations. Cela entraine une répartition des tâches entre manager, RH et candidat/ futur collaborateur et entraine aussi une qualité de données supérieure. En effet, répartir les rôles et responsabilités permet non seulement de répartir la charge de travail, mais permet aussi une double vérification de la saisie des données et de ce fait, qu’aucune erreur ne soit faite avant d’être saisie en paie par exemple.

Si la digitalisation facilite le suivi et le pilotage de l’onboarding, cela apporte aussi un gain de temps et une réduction des coûts liés à un onboarding non optimal. Néanmoins gardons à l’esprit que sa mise en place nécessitera probablement la construction d’interfaces avec les systèmes tiers existants : recrutement, formation, gestion administrative, ticketing IT, outil de gestion des identités digitales… pouvant s’avérer plus ou moins complexes selon les outils.

A l’heure de l’Intelligence Artificielle

Mais alors, comment mettre en place des processus innovants à l’aide des outils technologiques d’aujourd’hui et notamment grâce à l’intelligence artificielle ?

De nombreuses entreprises ont développé des outils “intelligents” afin de faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs et de créer une expérience candidat. Par exemple :

– Avec la mise en place de chatbot. Lors des processus recrutement, cela permet aux candidats de poser toutes les questions liées aux processus d’entretiens, au poste (organisation, équipe, etc.), mais aussi de poser les premières questions une fois le collaborateur arrivé au sein de l’organisation (où trouver des documents, où poser ses congés, etc.)
– Avec la mise en place de logiciels d’identification de compétences. Cela permet d’identifier les compétences existantes en interne et de pouvoir suggérer des profils adaptés aux postes ouverts. Cela permet donc de faciliter la mobilité interne et donc permet une meilleure rétention des talents
– Avec la mise en place d’Intelligence Artificielle (IA) et de Machine Learning (ML), permettant d’analyser rapidement un grand volume de données, aussi bien textuelles comme les rapports d’étonnement, afin de dégager les grandes tendances et les points durs, que d’anticiper les potentiels départs en fonction de l’ancienneté d’un collaborateur sur un poste.
– Avec la mise en place d’algorithme permettant de faire une “gap analysis”, ou étude d’écart entre les compétences nécessaires à l’entreprise et les compétences existantes en interne. Cela peut amener à déclencher des programmes de formation afin de pouvoir former les collaborateurs aux outils et métiers nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ou à son développement.
A ce jour, les chatbots sont majoritairement utilisés dans la présélection de candidats (étape recrutement) et c’est pour cela qu’il faut identifier quels outils permettraient de poursuivre cette expérience digitale en l’appliquant à l’onboarding : il existe des outils tels que ServiceNow (outil de ticketing), Talmundo (outil d’onboarding), 3x Consultant (outil “d’induction”) qui permettent de prolonger et d’améliorer l’intégration des collaborateurs.

Outils, oui, mais relations humaines aussi :

Effectivement, nous serions tentés d’automatiser, de planifier toutes les étapes de recrutement, onboarding, formation, mobilités, promotions, mais cela ne fonctionnerait pas avec des humains.

Nous avons besoin d’échanger, de partager et pour cela, il faut, en parallèle de toutes les actions mises en place dans les outils, se rencontrer et discuter.

L’importance de la machine à café, l’importance d’un déjeuner.

C’est dans cette situation que nous invitons toutes les entreprises à créer ce moment de rencontre et de fixer une règle : après x semaines passées au sein de l’entreprise, le nouvel arrivant doit rencontrer son Manager ou son Responsable RH.

Afin de faire un suivi des délais, il existe dans les outils la possibilité de faire des rappels à x jours avant la fin de la période d’essai, n’hésitons donc à nous en servir pour éviter les oublis.

De même, à l’approche de la fin de la période d’essai, les services HR ont eu tendance à partager « sans notifications de notre part, cela signifie que votre période d’essai est validée ». C’est à ce moment précis qu’il faudrait inverser la tendance et provoquer une rencontre, un échange pour comprendre si le collaborateur se sent bien dans l’entreprise. N’oublions pas qu’une période d’essai est un essai dans les deux sens : pour l’entreprise mais aussi pour le collaborateur…

De plus, lorsque l’on parle d’onboarding, il nous faut aussi parler d’offboarding car c’est un cercle vertueux : en effet, lorsqu’un collaborateur quitte une entreprise, il est essentiel de comprendre et collecter son motif de départ. C’est le seul moyen de s’améliorer. Cela vous permettra de d’identifier l’ancienneté d’un collaborateur avant son départ, son poste, son salaire, son environnement de travail et de comprendre quel élément n’a pas comblé ce collaborateur. Vous pourrez donc tirer une tendance : départ volontaire par manque d’évolution, départ volontaire pour rémunération trop faible, etc…
Ce sont ces informations qualitatives et quantitatives qui vous permettront d’améliorer votre politique RH et de fidéliser vos collaborateurs afin d’éviter le turnover intempestif.

Les KPI, les KPI et encore les KPI !!!!!!

Quels que soient les processus d’onboarding que vous avez mis en place, il est indispensable d’en suivre les KPI afin de mesurer l’évolution dès sa mise en œuvre et ajuster la trajectoire si besoin dans une optique de test and learn.

Ces KPI peuvent différer d’une entreprise à l’autre, en fonction d’objectifs préalablement définis et des processus mis en place.

Les KPI permettront également aux RH de démontrer factuellement les bénéfices apportés par la politique d’intégration menée. Et si l’onboarding était le terrain de jeu idéal des RH pour être reconnus, enfin, comme un véritable business partner ?

Un article co-écrit par Jean-Julien LECOMTE, Patricia PROSPA, Lauriane GUINGANT, Mathieu BARIAT, Yasmina ACHERFOUCHE et Margaux BONNET.