Staff Planning, comment évaluer votre fonctionnement ?

Lors d’un précédent article,  nous avions évoqué les nombreux stéréotypes et dysfonctionnements qui diminuent l’efficacité d’un processus de gestion du staff Planning dans les entreprises. Si ce n’est déjà fait, nous vous en conseillons une lecture préalable avant de vous plonger dans la suite de cet article.

En résumé, nous avions brossé un tableau synthétique des « anomalies » rencontrées le plus fréquemment dans les entreprises, et nous avions vu qu’elles n’étaient pas minces. Certaines pratiques, bien que naturelles et pouvant a priori être jugées comme naturelles, pouvaient souvent mettre à mal une organisation, voire questionner sa pérennité et la bonne santé de l’entreprise.

Nous avions donc tour à tour évoqué :

• la proéminence des solutions de planification numériques sur le besoin organisationnel et la méthodologie propre à un staff planning process cohérent.
• Les limites de la méthode de calcul classique (macro vers micro) et son incapacité à répondre efficacement aux besoins opérationnels et financiers.
• La gouvernance du staff planning process éparpillée dans toute la chaîne hiérarchique.
• La mauvaise utilisation des KPI dans les calculs de besoin, entraînant des inadéquations entre les contingences opérationnelles et financières.
• Les interrogations légitimes sur la forme et la taille de l’entreprise, qui justifierait ou non la mise en place d’un staff planning process performant.
• La gestion de la masse salariale comme variable d’ajustement, utilisation nécessaire mais piégeuse si elle était mal préparée.

Tous ces points rappelés, il nous restait à répondre à ces difficultés. Mais pour y répondre, il convient dans un premier temps de faire divorcer deux notions qui dans le langage courant ont emprunté le même nom, et dont l’emprunt recouvre une grande confusion qui empêche de s’occuper proprement du staff planning process.

Le mot ambivalent est « planification ». Au quotidien, dans l’entreprise, on utilise ce mot pour parler de la réalisation du planning, incluant parfois la notion de calcul du besoin. Par soucis de clarté, il nous apparait essentiel de dissocier la planning, tel que nous venons de l’indiquer, et la planification, que nous entendons nous au sens du process complet de staff planning.

Pour simplifier, comprenons ceci : la réalisation du planning est une des étapes incluses dans le staff planning process.

Cette distinction essentielle étant établie, qu’est-ce que le staff planning process ?

Nous l’avons déjà esquissé, il s’agit simplement de l’ensemble des étapes qui procèdent de la gestion complète de tous les éléments impactant la réalisation opérationnelle, financière, et humaine, dès lors qu’il implique le personnel et la gestion des temps et de la compétence.

Voici un schéma synthétique du process, plus clair qu’un long texte :

Comme l’indique le schéma, le process staff planning est un cycle perpétuel. C’est le fonctionnement de ce schéma qui est à analyser et formaliser pour parvenir à atteindre un process vertueux et efficient.

Dans le détail, ces étapes sont elles-mêmes divisées en sous-étapes, et répondre à toutes les questions que peuvent susciter ce schéma nécessiterait plus qu’une série d’articles. On peut cependant faire quelques observations, en réponse notamment à ce que nous notions plus haut.

• La phase d’établissement des horaires, qui correspond à la production des plannings, ne représente bien qu’une seule des étapes du staff planning process.
• Les logiciels sur le marché, sans amoindrir leurs qualités intrinsèques, ne répondent qu’à deux des sept étapes. Les logiciels de planification répondent à « établir les horaires », les logiciels de GTA à l’étape « évaluer le temps ». Nous avons donc cinq étapes clefs qui ne sont pas couvertes par les logiciels d’éditeurs. L’entreprise doit prendre à sa charge ces cinq étapes, qui sont les plus structurantes pour la bonne réalisation des objectifs de l’entreprise.
• Dans le premier article, nous questionnions la pertinence de fonctionner du macro vers le micro lorsque l’on parle de staff planning. On observe très souvent dans les entreprises que les étapes « processus de budgétisation / prévoir l’activité / prévoir la charge de travail », sont traitées en bloc, bien que découpées opérationnellement par interlocuteurs et sphères de responsabilité. Dans un staff planning process tel qu’il devrait l’être, ces étapes sont déconnectées les unes des autres, gérées indépendamment. Ce qui ne veut pas dire qu’elles puissent demeurer contradictoires et inconciliables ! La bonne gestion d’un tel process, c’est justement organiser la manière de faire se rejoindre tout ce qui est contradictoire. C’est une méthode de réconciliation. C’est résoudre une équation à plusieurs insatisfaits.
• Résoudre cette équation compliquée, c’est d’abord interroger la gouvernance du staff planning process. Nous avons déjà effleuré les conséquences d’une mauvaise gestion, mais si l’on veut garder son sang-froid et pourquoi pas être optimiste, il est tout à fait possible de profiter du motif circulaire d’un tel process.

Des milliers de lignes pourraient être écrites sur les tenants et aboutissants d’un staff planning process efficace.

Imaginer ces milliers de lignes, ces idées, cette méthode, le cabinet de conseil Althéa s’y est attelé.

Comment Althéa a-t-il choisi de vous accompagner ?

Par un diagnostic simple et rapide, mais complet et exigeant.

Ce diagnostic se réalise en une quinzaine de jours, avec des entretiens, des grilles de notations, et, sous la direction de consultants experts, suivant un déroulé déterminé conjointement avec les acteurs de l’entreprise.

Ce sont en tout plus de 100 questions d’alignement, sur tous les sujets, qui sont traitées, confrontées, et dont les réponses sont compilées dans un guide individualisé avec des constats, mais surtout des préconisations, et une feuille de route conseillée.

Althéa souhaite aller plus loin que la simple digitalisation des outils, nécessaire mais insuffisante, en vous accompagnant au cœur de ce qui fait la performance de l’entreprise.

C’est dans cet esprit que nous sommes heureux et fiers d’être les premiers à proposer ce type de diagnostic sur le sujet du staff planning.

Heureux parce qu’il s’agit d’une réelle plus-value pour nos clients. Fiers parce que notre conviction d’être au plus proche de la vraie vie des entreprises nous anime.