Êtes-vous prêt ? Pour la dématérialisation fiscale des factures ?

Au 1er juillet 2024 la loi généralisant les factures électroniques entrera en vigueur. Alors que nos voisins italiens et espagnols ont commencé ce processus, les entreprises françaises s’y retrouvent confrontées progressivement. Ces projets d’envergures nécessitent une réflexion et un véritable accompagnement. Alors, que comprend la dématérialisation fiscale des factures ? Comment appréhender cette transformation digitale ? quels vont être les acteurs ? Dans une série de communication, Althéa vous propose de décrypter l’actualité liée à cette loi en perpétuelle évolution.

Dans cette première interview, Carole MAISONNEUF senior manager finance et Elodie KANCEL consultante finance chez Althéa, vous exposent les premiers points clés de cette loi.

La dématérialisation fiscale de factures, c’est quoi ?

À l’origine, le principe était assez simple : les factures étaient échangées en format papier et donc la preuve fiscale d’une facture était l’original papier de celle-ci.

Depuis plusieurs années, un certain nombre de textes sont venus assouplir cela afin de pouvoir se passer du format papier comme preuve fiscale, mais toujours sous réserve de respecter certains critères (EDI fiscal, PDF signé, PAF).

A partir de 2024, la dématérialisation fiscale signifiera que le format électronique sera le seul et unique format autorisé et valable fiscalement. Cette obligation, qui s’appliquera désormais à tous les échanges de factures sur le territoire, arrive 4 ans après celle imposée pour les échanges de factures à destination de la sphère publique (pour rappel, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises doivent envoyer leurs factures en format électronique via la plateforme Chorus Pro).

Et pourquoi ce changement ?

Avant, la France était dans un modèle dit de « post audit », où les factures pouvaient être échangées librement (avec le format souhaité) et où les justificatifs devaient être produits à l’administration fiscale a posteriori.

Le problème est que ce modèle permettait à l’état de contrôler les déclarations de TVA uniquement sur des échantillons d’entreprises, et donc ne permettait pas de lutter assez efficacement contre la fraude à la TVA.

C’est pourquoi l’administration a décidé de passer sur un modèle dit de « Clearance » (surveillé) où les factures devront être déclarées et transmises électroniquement à l’administration fiscale, avant ou pendant le processus d’échange.

Dans ce nouveau modèle dématérialisé, l’administration recevra les données de toutes les sociétés et donc pourra procéder à ses contrôles de façon plus large.

Par ailleurs, en obligeant les entreprises à dématérialiser leurs processus de facturation, l’Etat compte améliorer la rentabilité des entreprises françaises (en réduisant les coûts d’émission et de traitement de facture). Il compte aussi améliorer les délais de paiement et lutter ainsi contre les défaillances financières.

 

Pourquoi faut-il s’intéresser dès maintenant à la dématérialisation des factures ?

Parce que c’est un sujet qui date déjà d’il y a trois ans. Depuis 2019, le gouvernement a annoncé l’intention de rendre obligatoire la facture électronique pour les entreprises.

À l’origine, cette obligation devait être mise en place en janvier 2023, c’est-à-dire demain, mais cela a finalement été reporté et devra être mis en place entre juillet 2024 et janvier 2026.

Afin de laisser le temps aux entreprises de se préparer, le gouvernement a décidé de mettre en place cette obligation en plusieurs étapes :

  • L’obligation de réception de factures électroniques pour toutes les entreprises : au 1er juillet 2024.
  • L’obligation d’émettre pour les entreprises de plus de 5 000 salariés et/ou un CA > 1,5Md € : au 1er juillet 2024.
  • L’obligation d’émettre pour les entreprises de moins de 5 000 salariés et/ou un CA entre 50 millions et 1,5Md € : au 1er janvier 2025.
  • L’obligation d’émettre pour les entreprises de moins de 250 salariés et/ou un CA < 50 millions € : au 1er juillet 2026.

Il incombe donc à chaque entreprise de se conformer à cette législation selon le calendrier défini en fonction de sa taille, en sachant que la taille d’entreprise s’évalue au niveau de l’entité juridique et non du groupe.

Avec ce report de calendrier, on peut avoir l’impression que les échéances sont lointaines mais il est important de voir quel effort l’entreprise devra déployer pour être conforme à la loi.

Cet effort peut être limité si des processus dématérialisés sont déjà mis en place, mais si cela n’est pas initié, plusieurs mois, voire années de projet peuvent être nécessaires.

Chez Althéa, nous avons pu noter qu’il y a une demande de plus en plus pressante de nos clients d’initier rapidement leur projet de dématérialisation de factures pour anticiper la réglementation tout en ayant le temps de travailler sur la digitalisation de l’ensemble de leur processus P2P (Purchase To Pay).

On se souvient qu’en 2017 avec la mise en place de la DSN, on a vu de nombreuses entreprises lancer leur projet tardivement, en urgence, et vivre dans la douleur des retards importants. Du coup notre conseil : anticiper !

Qu’est-ce qu’implique la dématérialisation fiscale pour nos clients ?

Cela implique de respecter deux obligations. La première c’est le E-invoicing, c’est à dire l’échange de factures sous format électronique exclusivement pour toutes les transactions BtoB domestiques. La seconde c’est le E-reporting, c’est-à-dire la transmission des données complémentaires à celle du E-invoicing à l’administration, utiles à la déclaration de TVA. Ces données complémentaires sont de deux natures :

  • Les données de facturations et de transactions (principalement le montant de la taxe) qui ne sont pas prévues dans le E-invoicing, à savoir les opérations BtoB à l’international ainsi que les opérations BtoC.
  • Les données de paiements (principalement la date de paiement) pour les factures BtoB domestiques (E-invoicing), BtoB internationale et BtoC.

Il est prévu que ces deux obligations puissent être couvertes via le recours à des « plateformes de dématérialisation partenaires » qui seront des outils certifiés par l’état pour être en mesure d’échanger les données entres elles et avec l’administration via la « plateforme publique de facturation », dans le respect des exigences de flux, de formats et de données attendues. Les entreprises pourront aussi avoir recours à la plateforme publique de facturation qui pourrait faire l’intermédiaire entre les entreprises, et ainsi permettre de répondre à cette obligation.

Il est important que les entreprises comprennent ce que la réglementation implique afin de s’assurer d’avoir les données, outils et processus utiles pour être conformes aux exigences de l’administration. L’investissement que devront faire les entreprises dépendra du niveau de maturité en termes de digitalisation des processus d’émission et de réception de factures.

En tout cas, nous conseillons à nos clients de ne pas voir ces projets via un prisme uniquement technique car la digitalisation des processus de facturation implique aussi une revue des processus métiers associés à la facturation, voire des processus amont P2P (Purchase To Pay) et 02C (Order To Cash).

Quels sont les avantages de la dématérialisation fiscale pour nos clients ?

La dématérialisation va d’abord obliger les entreprises à accélérer la transformation digitale. Mais derrière l’obligation il y a tous les avantages associés à cette transformation.

Il y a d’abord un avantage financier car la dématérialisation des factures permet de réduire drastiquement les coûts de traitement des factures. Et il y a aussi un gain de productivité des équipes puisque la dématérialisation permet de diminuer le temps de traitement des factures.

En effet, selon le rapport de la Direction Générale des Finances Publiques « la TVA à l’ère du digital en France » publié en octobre 2020, La dématérialisation des factures pourrait réduire les temps de traitement de factures de 30 % et donc diminuer les coûts : le traitement d’une facture digitalisée couterait moins de 5 euros là où le traitement d’une facture papier couterait entre 14 et 20 euros. Ce niveau de ROI, nous le constatons à l’issue des différents projets de transformation du processus de traitement des factures que nous menons depuis plus de 5 ans déjà.

Ensuite la dématérialisation permet l’amélioration de la relation client/fournisseur déjà parce que les délais de paiement se réduisent et ensuite parce que les risques de litiges en cas d’erreur de facturation diminuent et, quand ils existent, peuvent être traités plus rapidement.

Quel est le rôle d’un cabinet de conseil comme Althéa dans la dématérialisation fiscale de factures ?

Tout dépend de la situation existante. Si l’entreprise n’est pas outillée, Althéa pourra les accompagner afin de trouver le meilleur outil pour répondre à l’obligation règlementaire compte tenu de leur contexte. Après l’avoir choisi, il faudra évidement le mettre en place et pour cela faire évoluer les processus afin d’intégrer cette transformation digitale. Le projet impliquera aussi inévitablement des modifications dans les façons de travailler et donc un accompagnement du changement.

Si l’entreprise est déjà outillée, Althéa accompagnera les équipes métiers à appréhender les évolutions incontournables dans ces outils ou encore à assurer la mise à disposition de toutes les données demandées par l’administration.

Dans tous les cas, Althéa sera présent pour conseiller et renforcer les équipes Finance et IT qui devront mettre en place ces projets quelles que soit leurs dimensions métiers et techniques.

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