• RH et dématérialisation : 5 raisons pour sauter le pas ! RH et dématérialisation : 5 raisons pour sauter le pas !
    Digital RH
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    27/05/2015
    DLAG

    Les entreprises consacrent 2% de leur chiffre d’affaires à gérer du papier (Gartner). Si la dématérialisation est aujourd’hui une réalité pour la gestion des factures, les contrats de vente en ligne ou même les appels d’offres publics, elle reste encore trop anecdotique au sein de la fonction RH.

     

    Les bonnes raisons de lancer un projet de dématérialisation RH ne manquent pourtant pas. En voici 5 pour vous convaincre !

     

     

    #1 : Répondre aux exigences légales

     

    Depuis le début des années 2000, un vent de modernité s’est levé en France pour simplifier la gestion administrative des entreprises et fluidifier les échanges avec l’Administration Publique. La majorité des déclarations auprès des organismes sociaux se fait aujourd’hui de manière électronique (télé-déclaration). La télédéclaration et le télépaiement de la plupart des taxes et impôts (TVA, impôt sur les sociétés…) sont même obligatoires pour les entreprises.

     

    Cette tendance de fond touche également les échanges entre l’employeur et le salarié, puisque le législateur reconnaît la valeur probante du contrat de travail signé électroniquement et du bulletin de paie électronique. Le marché offre aujourd’hui des solutions de signature électronique et d’archivage en ligne certifiées, qui apportent toutes les garanties requises par la loi : signataire dûment identifié, intégrité des données, conservation électronique des originaux pendant une durée d’au moins 5 ans…

     

    Dans un article du 29/01/15, Les Echos avancent que le futur projet de loi de simplification fiscale qui sera présenté en mai 2015, prévoirait de rendre obligatoire la télédéclaration et le télépaiement de l’impôt sur le revenu pour les particuliers, dans la lignée des impôts pour les entreprises. Il y a dès lors fort à parier que l’e-bulletin et l’e-contrat deviendront eux aussi la norme dans les 5 prochaines années ; ces documents électroniques étant infalsifiables par rapport à leur équivalent papier.

     

     

    #2 : Optimiser les coûts

     

    Chaque année en France, les entreprises produisent plus de 200 millions de bulletin de paie. La dématérialisation du bulletin permet de supprimer les coûts d’impression, de mise sous pli et de distribution, avec un coût final à moins de 50 centimes par bulletin incluant l’archivage pour l’entreprise et pour le collaborateur (coffre-fort électronique personnel).

     

    La dématérialisation va bien au-delà du contrat de travail et du bulletin. C’est l’ensemble du dossier du personnel qui peut être digitalisé, entraînant des économies d’archivage et permettant un gain d’espace dans les bureaux. Une excellente pratique est de profiter de cette occasion pour challenger la nature des documents à conserver : contrainte légale, utilité réelle, durée de conservation... L’optimisation passe aussi par la rationalisation.

     

     

    #3 : Fluidifier les échanges et l’accès à l’information

     

    La dématérialisation des documents RH permet un accès direct et en temps réel pour l’ensemble des acteurs RH de l’entreprise, où qu’ils se trouvent. Les managers et les salariés peuvent eux aussi accéder aux documents qui les concernent, sans avoir à solliciter leurs correspondants RH. Les gains de temps et de productivité s’ajoutent donc aux gains financiers.

     

    On identifie 4 catégories de documents RH pouvant être dématérialisés :

     

    • Les documents à valeur probante dont nous avons déjà parlé, qui nécessitent un processus certifié pour répondre aux exigences légales : les contrats et avenants de travail, les bulletins de paie, mais également les déclarations sociales…

     

    • Les documents nécessaires à la bonne réalisation des processus RH et qui s’inscrivent dans des circuits de validation partagés avec d’autres acteurs de l’entreprise : les formulaires d’entretien annuel, de demande de congés, de demande de formation, de remboursement de notes de frais…

     

    • Les documents produits par les RH à destination des autres acteurs de l’entreprise : politiques internes (rémunération, mobilité, formation…), fiches de poste, catalogue de formation, règlement intérieur, accords d’entreprise…

     

    • Les documents produits par d’autres acteurs et utilisés par les RH : CV et lettres de motivation des candidats… Il faut ici gérer un effet volume, mais la dématérialisation est déportée vers les candidats, qui postulent majoritairement par voie électronique.

     

     

    #4 : Offrir un nouveau service aux salariés

     

     

    La dématérialisation du contrat, des avenants de travail et/ou du bulletin de paie s’accompagne de la mise à disposition du salarié d’un coffre-fort électronique individuel, le plus souvent pris en charge par l’entreprise. Le salarié est seul à pouvoir accéder à cet espace de stockage sécurisé. Il est libre d’y déposer d’autres documents personnels (copie du passeport, factures…). Il en conserve l’accès en cas de départ de l’entreprise.

     

    La loi impose aux entreprises de demander l’accord préalable de chaque salarié pour pouvoir dématérialiser son bulletin. Une communication efficace sur les avantages du service offert pour le salarié est donc indispensable pour favoriser l’adoption :

     

    • Pouvoir accéder facilement et à distance aux documents clés de sa vie professionnelle,

     

    • Pouvoir imprimer en toute autonomie un duplicata de bulletin de salaire,

     

    • Disposer à tout moment d’une version électronique du contrat ou des bulletins pour les démarches en ligne,

     

    • Conserver ses documents de manière pérenne et sécurisée,
    • Pouvoir gérer un espace de stockage personnel gratuitement.

     

    Pour les nouveaux embauchés, il est tout à fait possible d’ajouter une clause directement dans le contrat de travail.

     

     

    #5 : Développer la marque employeur

     

    L'offre technologique est désormais mature et garantit des solutions de dématérialisation complètes, rapides et sûres. Les entreprises qui franchissent le pas peuvent valoriser une image innovante et performante des RH et des services offerts aux collaborateurs. La dématérialisation des documents papier contribue également directement au développement durable, en réduisant l’empreinte écologique de l’entreprise.

     

    La marque employeur et l’attractivité de l’entreprise s’en trouvent ainsi renforcées en renvoyant une image positive et moderne, en phase avec son temps. Encore faut-il faire partie des précurseurs, car dans quelques années ce qui est encore perçu aujourd’hui comme innovant sera devenu la norme.

     

     

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