• Réussir le déploiement de son SI Achats en 5 étapes clés ! Réussir le déploiement de son SI Achats en 5 étapes clés !
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    05/06/2018
    EJAR

    De plus en plus de dirigeants s’intéressent aux apports de la fonction Achats pour l’entreprise, que ce soit en termes de réduction des coûts ou de création de valeur. Cette prise de conscience des entreprises a entrainé une forte progression de la fonction qui, dans un monde ou la digitalisation est inévitable, s’appuie de plus en plus sur les outils informatiques pour garantir une amélioration continue de sa performance.

     

     

     

     

     

    Qu'est ce que la fonction achat ?

     

    Au sens littéral du terme, la fonction achats est responsable de l’achat ou acquisition des biens et/ou services indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

     

    Nous préférerons la définition suivante : la fonction Achats est un des liens les plus importants entre une organisation et son environnement. Il est donc nécessaire de la différencier de la notion de simple processus car elle intègre :

     

    • La définition d’une politique stratégique
    • Un mode d’organisation
    • Des notions de rentabilité et d’innovation pour l’entreprise

     

    Et, pour jouer leurs rôles avec efficacité, un bon système d’information devient indispensable !

     

     

    Comment réussir le déploiement de son SI Achat ?

     

     

    Mettre en place un système d'information pour les achats s’apparente souvent à un chemin de croix et il n’existe pas de recette absolue qui garantisse la réussite du projet. Cependant, il est possible d’assurer le bon déroulement du projet en respectant certaines étapes-clés du processus de déploiement :

     

    S’approprier le contexte de l’entreprise et de son organisation Achats afin d’identifier le juste besoin des acheteurs.

     

    En effet, les modules proposés dans la plupart des outils e-achats couvrent tous les processus liés à la fonction et l’erreur serait d’implémenter la suite logicielle complète, sans se préoccuper des objectifs de l’entreprise, de la maturité achats, du niveau et de l'état d'esprit des acheteurs.

     

     

    Définir les fonctionnalités que les utilisateurs finaux attendent de cet outil, pour qu'il soit, facile d'utilisation, convivial et ergonomique.

     

    Cette étape est clé pour assurer une adoption de l’outil sur le long terme, c’est pourquoi, nous préconisons d’impliquer, dès cette phase de conception, un fournisseur ainsi qu’un ou plusieurs utilisateurs finaux pour assurer l’exhaustivité et la cohérence métier des fonctionnalités et paramétrages souhaités.

     

     

    Comme dans tout projet, l’implication forte de la direction dès les premières phases est une condition sine qua non de réussite. Outre l’impulsion donnée au projet, la direction joue un rôle très important de sponsor, de pilotage et d’arbitrage. Cependant, attention de ne pas donner la sensation d’un projet imposé à tous.

     

     

    Tester. Cette phase, souvent négligée dans un projet est celle qui nécessite le plus d’attention.
     
    En effet, elle permet d’assurer que l’outil répond aux attentes et exigences des utilisateurs finaux en termes :

     

    • De fonctionnalités : respect des processus métiers
    • D’ergonomie : intuitivité, lisibilité des données
    • De performance : fluidité, capacité de stockage
    • De sécurité : droits d’accès et habilitations paramétrables, traçabilité des opérations

     

    Pour ainsi rassurer l’utilisateur et l’entreprise sur la qualité de l’outil et l’intérêt de le mettre en œuvre.

     

     

    Pour ne pas négliger cette phase de recette, il est nécessaire de la planifier et de la préparer dès le début du projet en :

    • S’assurant de la compréhension des enjeux métiers lors de la rédaction des cas de tests
    • S’alignant sur la qualification (statuts, nombre,…) des anomalies en accord avec les priorités de l’entreprise
    • Identifiant les acteurs clés pour la réalisation des tests (les « supers-utilisateurs »)

     

     

    Mettre l’outil à disposition des utilisateurs.

     

    C’est lors de cette phase que les utilisateurs acquerront les connaissances pratiques de l’outil mais ils devront également comprendre l’application de leurs processus métiers à travers les différentes fonctionnalités.

     

     

    Pour assurer l’adhésion à l’outil sur le long terme, Il est important que les utilisateurs se sentent accompagnés lors de la prise en main de l’outil. C’est pourquoi, nous préconisons :

    • De préparer un plan de formation en accord avec les besoins et processus métiers de l’entreprise
    • De mettre à disposition des utilisateurs une documentation claire (procédures, fiches pratique, guides utilisateurs,…)
    • De mettre en place un dispositif de support/coaching dédié

     

     

    La conduite du changement et la communication autour de la mise en place d’un outil Achat sont des étapes fondamentales et transverses à l’ensemble du projet de déploiement.

     

    En effet, l’implémentation d’un nouvel outil est souvent source d’angoisse ; il est donc essentiel de bien communiquer pour expliquer comment l’outil va fonctionner, ce qu’il va apporter et ainsi le vendre en interne.

     

     

    Pour assurer l’impact et l’efficacité de la communication, elle doit s’appuyer sur des personnes relais et sponsor du projet au sein de l’entreprise. Il peut s’agir, par exemple, des « supers-utilisateurs » qui connaissent le logiciel et qui sont, en général, des utilisateurs ouverts au changement, curieux et prêts à s’investir pour promouvoir l’outil.

    Il existe également des supports de communications et formations innovants (nuggets learning, Go animate,…) qui peuvent faciliter la prise en main et l’adhésion à l’outil.

     

     

    Plus qu’un simple outil, le logiciel e-Achat, une fois mis en œuvre, s’impose donc comme véritable partenaire de transformation de la fonction Achats et de l’entreprise.

     

    A noter : les éditeurs Achats se sont longtemps focalisés sur l’amélioration de leur couverture fonctionnelle en oubliant parfois de faire évoluer l’intuitivité de leur solution. Aujourd’hui, l’ergonomie est devenue l’un des tout premiers critères de choix d’une solution e-achat, car déterminante pour améliorer le taux d’adoption de l’outil et donc le retour sur investissement du projet. C’est pourquoi depuis plusieurs années, pour répondre aux attentes et se différencier, les éditeurs consacrent d’importants efforts au confort et à la simplicité d’utilisation de leur outil.

     

     

    L'outil e-achat au service de la performance !

     

     

    Dans un monde en quête permanente de leviers d’amélioration de la performance, la mise en place d’outils e-Achat a acquis une importance non négligeable au sein des entreprises.

     

    En effet, un processus Achats 100% digital assure de nombreux bénéfices :

     

    • Regroupement et fiabilité des données achats au niveau des filiales et/ou du groupe
    • Uniformisation, dématérialisation et accélération des processus métiers
    • Automatisation des tâches quotidiennes et récurrentes
    • Amélioration de la collaboration au sein de la fonction mais également avec l’ensemble des parties prenantes aux Achats (finance, comptabilité, juridique,…)
    • Facilitation des échanges d’informations avec les fournisseurs
    • Prévention et gestion des risques fournisseurs
    • Réduction des coûts administratifs (moins de documents sous format papier,…) et financiers

     

     

    Les solutions e-Achats sont donc devenues des outils clés pour garantir une amélioration continue de la performance. Cependant, n’oubliez pas que ce retour sur investissement n’est possible que si l’outil est adopté sur le long terme, par l’ensemble de la fonction Achats et de ses parties prenantes !

     

     

     

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