• Quelles opportunités offre la robotisation pour les DAF ? Quelles opportunités offre la robotisation pour les DAF ?
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    12/03/2018
    YBEN

     

     

     Les robots informatiques offrent aux directions et back-office financiers une opportunité unique de transformer leur métier. Ils prennent en charge les tâches répétitives et rébarbatives tout en maîtrisant les coûts et en assurant une qualité des données, alors :

    « Recentrez-vous sur l’analyse des données, les robots se chargent de leurs productions ».

     

     

     

    Le positionnement central de la fonction finance dans l’entreprise la rend garante de la gestion la plus irréprochable possible de l’information financière. Ce qui passe par :

     

     

    • La réduction des délais de traitement et de mise à disposition de l’information,
    • La garantie de la fiabilité, de la justesse et de la traçabilité des données,
    • L’apport de valeur que cette donnée représente pour les directions métiers,
    • La maîtrise des coûts.

     

     

     

    En dépit des efforts et investissements colossaux consentis par les entreprises depuis plusieurs décennies pour sécuriser les processus financiers, la « full-automatisation » de la production des données reste un doux rêve.

     

     

     

    Malgré les vagues successives de mise en place d’ERP structurants, de transformation / optimisation des processus, de mise en place de CSP, d’utilisation du Big Data et de l’IA dans l’exploitation de données, l’enjeu de sécurisation de la donnée et d’efficience de son traitement et son exploitation reste toujours aussi crucial pour le Directeur Financier.

     

     

     

     Avec plus de 50 ans d’informatisation du métier, de projets IT, d’empilement de couches applicatives venus transformer un Core IT pour créer un labyrinthe digne des films de Steven Spielberg, force est de constater que le sacro-saint fichier « Excel » reste l’outil indispensable du profil financier :

     

     

     

    • Il permet de palier au manque de connectivité entre les différents SI,
    • Il permet, quitte à passer quelques heures (voir jours), de collecter et reformater les éléments nécessaires à un reporting / analyse,
    • A coup de CTRL C + CTLR V, des salariés passent un temps plus ou moins important à manipuler plusieurs fichiers, onglets, cellules, lignes et colonnes pour produire des tableaux sur mesure en fonction des besoins.

     

     

    Une dextérité sur un outil bureautique indispensable qui masque une charge de travail considérable, pas forcément d’un grand intérêt pour le salarié concerné et source d’un stress non négligeable au regard de l’impact qu’une erreur sur une seule cellule peut avoir sur un le résultat final attendu par un fichier Excel donné, par exemple pour un fichier qui s’intégrerait dans le processus de clôture mensuel.

     

     

     

     

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     Malgré des investissements considérables, des projets de transformation ambitieux, ces manques de connectivité, ces retraitements entre système, ces tâches manuelles répétitives nommés des « vides de connexion » perdurent au sein de la fonction finance.

     

     

     

     

     

     

    Qu’est-ce qu’un vide de connexion ?

     

     

    Par vide de connexion, nous entendons toute tâche « non complexe et non automatisé » entre plusieurs SI ou environnements dans un processus donné qui est réalisé manuellement par l’intervention d’un salarié. Par non complexe, nous entendons des tâches de type dépôt / retrait d’un fichier, de mise à jour (copier + coller) / extraction d’une donnée ou d’extraction / mise en forme de tableaux de données

     

     

     

     

     Points de rupture dans le processus qui empêchent un déroulement fluide.  

     

     

     

     

     Absences de connectivités remplacées par des traitements manuels.

     

     

     

     

     Tâches répétitives, chronophages, à faible valeur ajoutée, forte volumétrie d’opérations à traiter dans un délai court (ex : périodes de clôture).

     

     

     

     

     Impact : manuel, peu de contrôle, risques de fraude et d’erreur et une absence de traçabilité.

     

     

     

     

    Quelques exemples :

     

     

    • Se connecter manuellement à plusieurs portails de facturation pour y déposer ou en extraire des factures, des paiements ou des commandes.
    • Une validation manuelle d’un ordre de vente à partir d’une commande et la vérification en temps réel des délais de livraisons, des prix.
    • Une extraction, consolidation dont la mise en forme de données par des traitements manuels pour une clôture d’exercice, pour l’intégration d’un nouveau client ou l’attribution d’un crédit.

     

     

     La robotisation, nouvelle révolution de la fonction finance

     

    « Recentrez-vous sur l’analyse des données, les robots se chargent de leurs productions ».

     

     

    La Robotisation (ou RPA pour Robotic Process Automation) permet d’automatiser / dupliquer n’importe quelle activité faisant appel à des utilisateurs qui manipuleraient des données et des systèmes.

     

     

     

    Via un logiciel, le « robot » capture, résume, transforme et interprète les données utilisant différentes applications. Le robot communique avec d’autres systèmes pour automatiser les workflows et déclencher des exceptions qui nécessiteront une intervention humaine.

     

     

     

    Robotiser une activité ou un bout de processus, c’est 4 actions majeures :

     

     

     

    1. d’un utilisateur dans tout environnement informatique.

     

    2. et l’intégration de l’information accessibles via différentes sources.

     

    3. en informations pertinentes et utiles.

     

    4. de données selon un formalisme défini à l’avance.

     

     

     

    Appliquée aux vides de connexion, la robotisation permet d’optimiser et sécuriser les activités concernées, avec une diminution du temps de latence entre chaque étape, une maîtrise totale du risque d’erreur ou de fraude et une traçabilité garantie de l’information de bout en bout du processus. Pour une direction financière, la robotisation répond à un enjeu majeur de fiabilité de l’information financière.

     

     

     

    En donnant accès plus simplement et rapidement à des rapports agrégeant des données provenant de plusieurs systèmes / sources d’information, la robotisation est au service de l’utilisateur de la donnée financière et de sa prise de décision éclairée.

     

     

     

    Pour un collaborateur intervenant dans le processus de production des données financières, la robotisation réduit considérablement la charge de travail associée aux tâches manuelles.

     

     

     

    En le libérant de ces tâches rébarbatives, le salarié peut se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, plus favorable à une montée en compétence et l’atteinte d’une expertise fonctionnelle.

     

     

     

     

     

     

    Un projet de robotisation d’une tâche ou d’un bout de processus offre plusieurs avantages en terme « d’expérience de déploiement » par rapport à un projet de déploiement SI traditionnels :

     

     

     

    • Non invasif puisqu’il n’oblige pas les entreprises à refondre leurs processus métier. Les robots s’adaptent facilement aux processus et aux environnements logiciels existants car ils ne font que reproduire les actions manuelles d’un utilisateur,
    • Ergonomique puisqu’il la configuration des robots et leur maintenance ne nécessite pas d’expertise spécifique en codage ou en un langage informatique particulier,
    • Rapidité de mise en œuvre en méthode Agile, un déploiement et une maintenance par une équipe réduite.
    • Un ROI quantifiable, objectivable et facilement opposable

     

     

     

     

     

     

     La robotisation comme accélérateur des processus

     

     

     

     

    En permettant d’automatiser et fluidifier les tâches les plus simples, les plus répétitives et à moindre valeur ajoutée, la robotisation apparait comme un véritable accélérateur des processus.

     

     

     

    En plus d’accroitre considérablement la productivité et la fiabilité des processus qui y ont recours, la robotisation libère le temps et l’énergie des collaborateurs en faveur d’activités favorables à une véritable montée en compétence.

     

     

     

    En complément du ROI totalement objectivable, la robotisation permet également une compréhension plus fine des processus concernés et donc leur mise sous contrôle.

     

     

     

    Et si on rajoute les facilités de déploiement, de maintenance, de modification et la disponibilité 24h/24 et 7j/7, la robotisation se présente comme la révolution qui permettra de fiabiliser le dernier kilomètre des back-office des directions financières.

     

     

     

    Chez ALTHEA, nous accompagnons les directions financières dans les projets de robotisation, notamment la réalisation de preuve de concept (ou POC, pour « Proof Of Concept ») sur des périmètres limités (c’est-à-dire une activité ou un processus spécifique).

     

     

     

    Ces POC, qui doivent se penser comme tous projets de transformation stratégiques, permettent de tester la faisabilité de la solution de robotisation sélectionnée tout en s’assurant de l’adéquation de cette solution par rapport à la problématique métier et de son adoption par les populations concernées.

     

     

     

     

     

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