• Les nouveaux espaces de travail au coeur de la collaboration Les nouveaux espaces de travail au coeur de la collaboration
    Digital RH
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    08/02/2017
    MBEA

    Aujourd’hui, les entreprises font face à des clients et des collaborateurs de plus en plus exigeants.  Elles ont donc besoin d’avoir une réponse plus réactive et innovatrice vis-à-vis de la demande. Ceci fait appel à une nouvelle organisation de l’entreprise plus flexible. La notion de tâche répétitive et aliénante n’est plus au goût du jour. Il faut actuellement innover et s’inventer pour progresser en entreprise. Comment l'entreprise peut-elle répondre à ces nouveaux besoins dans ses pratiques de travail au quotidien ?

     

     

     

     

    Les nouveaux lieux de travail : Quels sont-ils ?

     

     

     

    Les entreprises évoluent pour devenir des organisations apprenantes. Pour rester en phase avec leur écosystème, elles favorisent la communication transversale et mettent en œuvre un ensemble de pratiques et d’aménagements. La gestion des ressources humaines se trouve ainsi repensée.

     

    Le collaborateur d’aujourd’hui est amené, à s’installer à un bureau différent chaque jour, avec un ordinateur portable sous le bras, et à passer plus de temps dans des espaces collectifs (cafétéria, espace collaboratif…).

     

    Les tiers lieux s’insèrent ainsi dans cette dynamique. En effet, il s’agit de nouveaux espaces de travail où les individus peuvent se rencontrer, se réunir et notamment échanger de manière informelle.

     

    D’après les résultats du baromètre Actineo/CSA 2015, il existe 3 types de tiers-lieux qui s’appliquent à l’environnement professionnel :

    • Les Tiers lieux de travail utilisés par 96% des salariés (locaux entreprise, locaux clients, domicile…)

     

    • Les Tiers lieux publics contribuant à la pratique de l’activité professionnelle de 54% des salariés (café, restaurant, hôtel, transport en commun…)

     

    • Les Tiers lieux d’innovation dont tirent profit 24% des salariés (espace coworking, fab lab, incubateur…)

     

    Au sein des tiers lieux de travail, on voit apparaître la mise en place de flex offices dans les établissements. Ce sont des bureaux partagés dans lesquels le collaborateur devient mobile à l’intérieur-même de son entreprise. Ces nouveaux aménagements illustrent la fin du bureau individuel où l’attribution d’une place spécifique pour le collaborateur n’est plus d’actualité. De cette façon, l’espace accordé aux bureaux diminue pour laisser place aux espaces collaboratifs.

     

    Le télétravail s’insère dans cette logique et permet ainsi de faire face au manque de place dans les locaux des entreprises. Le salarié peut télé-travailler à partir d’espaces de coworking et de télécentre. Il est intéressant de noter que le nombre de ces espaces a plus été multiplié par 30 en Ile de France entre 2010 (10) et 2017 (327). Aujourd’hui, les lieux de coworking sont des espaces de travail partagé représentant un réseau de travailleurs encourageant l’ouverture et l’échange. A côté, les télécentres ont pour unique objectif de permettre le partage d’un local et d’équipements informatiques. Ce sont des espaces de socialisation évitant au salarié de rester isolé chez lui lors de son activité professionnelle à distance.

     

    D’autres espaces se mettent également en place dans les entreprises, on parle alors d’espaces alternatifs qui permettent ainsi de faire le vide et de se détendre afin de mieux revenir à son travail. On les observe souvent dans le secteur du commerce et de la distribution. Elles se caractérisent par des salles de repos où le salarié peut s’isoler.

     

    Les principaux objectifs de ces nouveaux lieux de travail sont de :

    • Favoriser la collaboration pour co-créer, co-construire afin de mieux servir les clients,

     

    • Proposer au salarié une nouvelle expérience de travail,

     

    • Renforcer l’ouverture et développer la transversalité dans les projets.

     

     

     

     

    Quels sont les apports pour l’entreprise mais également pour le collaborateur ?

     

     

     

    Cette mise en place de nouveaux espaces de travail permet à l’entreprise de gagner en flexibilité. Elle en retire donc différents avantages :

    •  Financier : L’immobilier représente le deuxième poste de coût le plus conséquent après la masse salariale pour une entreprise. Le gain d’espace réalisé avec ces aménagements contribue donc à réduire les dépenses immobilières et de maintenance.

     

    •  Humain : Ces nouveaux lieux favorisent les échanges, l’innovation et fait évoluer la relation de travail qui passe du vertical à l’horizontal pour plus de collaboration entre les différents niveaux hiérarchiques.

     

    •  Sociétal et environnemental : La décentralisation de la production de services permet une diminution de l’engorgement dans les transports et par conséquent de la pollution. Ce qui s’insère dans le cadre d’une politique RSE interne.

     

    D’après une étude de Greenworking datant de mai 2012, il est également considéré que le télétravail favorise davantage la productivité mais aussi la qualité de vie au travail qui est une préoccupation de plus en plus centrale en entreprise.

     

    Voici le bilan de la mise en place de ces nouveaux lieux de travail dans une entreprise internationale du domaine de l’agroalimentaire :

    • 40 % de bureaux en moins : un vrai gain d’espace d’autant plus qu’avant seuls six bureaux sur dix étaient occupés en moyenne,

     

    • 30% de productivité en plus : d’après la DRH, « Plus on libère, meilleure est la productivité et l’engagement. La preuve, c’est qu’avec le télétravail, on obtient 30 % de productivité en plus.»

     

    Tout comme pour l’entreprise, l’agencement de ces nouveaux lieux de travail offre au collaborateur un certain nombre d’avantages ; notamment, une meilleure conciliation entre sa vie professionnelle et sa vie privée, ce qui tend à favoriser son épanouissement personnel. Il est autonome dans ses tâches et ses actions ce qui lui permet de gagner en flexibilité. Il sort de la routine quotidienne dès lors qu’il participe à des projets innovants au sein d’espaces collaboratifs ou qu’il fait du télétravail. De plus, le collaborateur diminue son temps de transport, il n’est plus nécessaire de se déplacer chaque jour.

     

    L’emploi du collaborateur évolue, il est aujourd’hui de plus en plus transverse et moins présent sur son poste de travail. Ceci répond au besoin de l’entreprise de multiplier les échanges avec d’autres services. Le travail devient plus collaboratif et transversal. Différentes fonctions sont impliquées dans les projets d’entreprise. On le constate notamment dans le cadre de projets SIRH où les ressources humaines sont amenées à coopérer avec l’informatique. Ces nouveaux espaces répondent ainsi à ces évolutions du métier.

     

     

     

     

    Le digital : une réponse aux transformations du lieu de travail ?

     

     

     

    La relation entre le manager et le managé se trouve repensée avec ces évolutions des espaces de travail. En effet, le manager de proximité perd son contrôle direct sur le collaborateur qui gagne en autonomie et en indépendance dans ses actions. Il y a donc une crainte de voir le lien de subordination s’altérer. Par ailleurs, pour le salarié, le fait que son espace individuel disparaisse peut entraîner une perte de repère. Le risque est également de perdre le lien à l’entreprise et la notion d’appartenance à une équipe. Le fait de s’affranchir des règles et processus habituels devient un besoin pour garder la relation à distance. Dès lors,  le digital devient un dispositif qui contribue à favoriser la mise en place de ces nouvelles pratiques.

     

    Depuis ces dernières années, le digital a su s’introduire dans les nouveaux usages des entreprises. On le constate notamment à travers l’utilisation des MOOC qui permettent de former les collaborateurs à distance, le déploiement d’applications qui facilitent l’innovation participative et la mise en place d’outils collaboratifs tels que le partage de documents pour travailler instantanément ensemble et les Réseaux Sociaux d’Entreprise pour échanger rapidement. Ces outils s’intègrent dans ces nouveaux espaces de travail et assurent leur pérennité.

     

    On voit également apparaître la mise en place de programme de digitalisation dans les entreprises avec par exemple l’agencement de nouveaux locaux intégrant des tableaux interactifs ou des écrans tactiles. Une vraie démarche se met en place pour assurer l’avenir digital de l’entreprise.

     

    Les outils digitaux contribuent donc à assurer le la coopération et l’échange en entreprise, à faire évoluer les compétences des collaborateurs mais également à maintenir le lien au sein d’une équipe.

     

    D’après l’Observatoire e-transformation & intranet 2016, plus de 80% des entreprises déployant des espaces collaboratifs accompagnent leurs salariés dans la prise en main. De cette façon, on  comprend donc que l’entreprise se doit d’accompagner ces changements digitaux. La digitalisation est un élément fondamental assurant la connexion malgré la distance que peut susciter les nouveaux espaces de travail.

     

    Dans ce domaine, les cabinets de conseil peuvent également apporter un support aux entreprises. En effet, puisque l’accompagnement des collaborateurs constitue une réelle valeur ajoutée dans le cadre de tels projets, il semble alors nécessaire d’assurer le démarrage et la prise en main des nouveaux outils comme des nouveaux espaces de travail. Cela fait donc appel à une certaine pédagogie menée autour de nouvelles règles et de nouveaux usages ainsi qu’à une méthodologie projet avérée.

     

    Il est aujourd’hui nécessaire de mettre en place un environnement de travail qui soit adapté à la culture, aux métiers et aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Toutefois, ceci constitue un changement majeur dans le fonctionnement des organisations. En effet, l’organisation taylorienne telle que nous la connaissons est remise en cause. Une nouvelle organisation du travail se met en place offrant ainsi aux collaborateurs une plus grande autonomie favorable à la créativité et à la collaboration. De fait, la digitalisation contribue à permettre au salarié de sortir du cadre strict de l’entreprise pour exercer son activité professionnelle. Jusqu’où irons-nous pour concilier les attentes du salarié avec les besoins de l’entreprise ?

     

     

     

     

     

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