• Le bulletin de paie « papier » fait de la résistance Le bulletin de paie « papier » fait de la résistance
    Payroll & Time
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    11/06/2014
    ABER

     

    Le 12 mai 2009, la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures valide l’usage du bulletin de paie électronique en France.

    Aujourd’hui de nombreuses entreprises proposent une offre d’envoi dématérialisé du bulletin de paie (Novapost, Digipost, etc.)

    A l’heure du numérique, les salariés ne sont pourtant pas convaincus : décryptage des freins humains liés à ce changement numérique.

     

     

    L’e-bulletin : que des avantages ?

     

    L’envoi du bulletin de paie dématérialisé possède de nombreux avantages :

     

    • des gains de productivité (sur les délais et les coûts);
    • une réduction de la consommation papier;
    • la confidentialité est garantie (moins d’intermédiaires);
    • une modernisation des processus RH;
    • une optimisation du classement qui permet de gagner du temps.

     

     

    Constat sur les difficultés rencontrées

     

    Pour être dématérialisé, le bulletin de paie doit faire l’objet d’un accord du salarié. La seule volonté de l’entreprise ne suffit donc pas.

     

    Les difficultés majeures sont les suivantes :

     

    L’outil informatique n’est pas toujours maîtrisé au sein des entreprises et génère des craintes. D’une part le risque de perte de données existe. D’autre part, parce que les entreprises méconnaissent souvent le contexte juridique et légal au moment de se lancer.

    Tous les systèmes de stockage (Clé USB, disque dur…) ne sont pas totalement fiables et le salarié sera forcé de conserver plusieurs copies de ses bulletins sur divers supports, sachant que ceux-ci évolueront et qu’il n’est pas du tout certain qu’ils pourront encore être utilisés dans quelques dizaines d’années.

    Rappelons que le code du travail indique que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée par les salariés.

     

    Le taux d’adhésion est rarement total, il peine à atteindre 50% dans les entreprises où le bulletin a été dématérialisé*.

    L’écart se lit entre les générations, les plus âgés ont pour souci de capitaliser leurs bulletins de paie au format papier dans le but de faire valoir de manière tangible leur droit à la retraite. Les plus jeunes, eux, plus favorables au dispositif, voient surtout l’intérêt du classement numérique.

    Ce processus n’est pas transposable à tout le monde, il existe des inégalités sociales face à l’accès au numérique ou encore à l’accès à une imprimante. L’activité de l’entreprise peut aussi favoriser ce passage, les entreprises du secteur tertiaire représentant la majorité des entreprises utilisant le bulletin dématérialisé.

     

    Enfin, le retour sur investissement n’est pas immédiat surtout en faisant appel à un prestataire extérieur (coût de mise en place et coût récurrent).

    L’économie substantielle réalisée étant de quelques centimes par bulletins, la crise économique n’a pas permis de prioriser ce chantier pour les services RH.

     

     

    La cohabitation papier / numérique

     

    De nombreux salariés dématérialisent l’envoi du bulletin mais une fois que la notification est arrivée, ils vont imprimer leurs bulletins afin de l’archiver de la même manière qu’un envoi postal.

    Par sécurité donc, la majorité des salariés optent pour ce double support mais ces freins et craintes vont progressivement disparaitre. La FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance)  par exemple, labellise les solutions qui répondent à ses critères de sécurité*. Ce genre de fédération permettra peu à peu de gagner la confiance des utilisateurs.

     

    L’avenir numérique est en marche !

     

     

    Pour aller plus loin :

     

     

     
RH Paie Digital workplace