• L’identité des collaborateurs dans l’entreprise, une affaire de SI ou de RH ? L’identité des collaborateurs dans l’entreprise, une affaire de SI ou de RH ?
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    18/03/2015
    ADEL

    Core HR*, Socle*, Matricule*, MDM*, SSO*, Annuaire LDAP*, AD* … ces terminologies techniques ont envahi les réflexions de projets RH ces dernières années, à l’heure où le SaaS* RH a pris le pas sur les solutions dites ERP RH (abus de langage pour désigner les solutions RH On Premise*).

     

    Ces concepts sont souvent perçus comme des contraintes purement techniques au sein de la fonction RH; ils sont en réalité des éléments de réponse à des besoins réels mais pas toujours clairement identifiés.

     

    Le nerf de la guerre est d’identifier nominativement tous les salariés, de façon simple et automatisée. Cette capacité est capitale pour garantir une gestion partagée des informations RH.

     

    Le constat d’une information mal maîtrisée…

     

    Aussi étonnant que cela puisse paraître au premier abord, de nombreux groupes internationaux éprouvent encore aujourd’hui de réelles difficultés à connaître le nombre exact de salariés présents dans le Groupe à un instant T.  

     

    Diversité des sources d’informations, complexité induite par les flux de personnel,  fusions/acquisitions… Le calcul des effectifs représente souvent un certain nombre de ressaisies, un re-travail des informations impliquant une fiabilité aléatoire, des délais conséquents et des coûts (cachés ?) non négligeables.

     

    Un besoin souvent exprimé par la DSI !

     

    Si localement les informations d’identité des salariés sont nécessairement détenues pour la gestion de la paie, il n’existe pas réellement d’obligation absolue pour le Groupe de les centraliser dans un outil unique.

     

    Dans de nombreuses organisations, la fonction Informatique essaie de s’accaparer le sujet pour répondre à ses propres problématiques, et notamment la capacité à fournir des accès et des services informatisés sécurisés à l’ensemble des salariés. Encore faut-il pour cela être en capacité « pratique » de les identifier de façon systématique.

     

    Une responsabilité RH ?

     

    Il apparaît pourtant légitime que la fonction RH soit, en tant que Direction en charge du Capital Humain, responsable de l’information concernant les salariés, à commencer par leur identité.

     

    Ce sont bien les processus RH, du recrutement à la sortie, en passant par l’embauche et les changements de situation, qui régissent la récupération et la gestion du cycle de vie du salarié dans l’entreprise, et donc les informations associées.

     

    Aussi, que la fonction Ressources Humaines d’un Groupe soit dépositaire de la gestion de l’identité des salariés paraît faire sens, lorsque la DSI a un rôle d’expertise à tenir sur les problématiques techniques associées.

     

     

    Un projet ambitieux et multidimensionnel

     

    Car c’est bien là en effet que le bât blesse : un projet de gestion de l’identité par la fonction RH consiste à la mise en place d’un « Core HR* ». Or ce type de projet requiert la prise en compte de très nombreux aspects, du plus technique au plus métier, nécessitant ainsi des compétences variées, avec une dimension de coordination et de pilotage de projet très forte.

     

    En effet, dans le travail de planification d’un projet de ce type, il est notamment essentiel de pouvoir tenir compte :

     

    • d’un point de vue métier :
      • des processus administratifs et de l’homogénéisation des pratiques à mettre en œuvre
      • des référentiels métiers partagés
      • de la gouvernance et de l’organisation RH conséquente  
    • d’un point de vue technique et applicatif :
      • de la définition de l’architecture fonctionnelle cible
      • de l’implémentation de la solution applicative
      • des changements à apporter aux outils déjà en place
      • de la construction et de la maintenance des interfaces
    • d’un point de vue projet
      • de coordonner et mobiliser les équipes projet
      • d’impliquer les différentes parties de l’organisation
      • de penser et de planifier avec pragmatisme les déploiements selon des critères de priorité propres au contexte
      • d’accompagner le changement (communication, formation…)

     

    Un projet ouvrant de multiples opportunités

     

    Si ce type de projet instancie informatiquement un principe d’appartenance de l’ensemble des collaborateurs à une seule et même organisation, il s’inscrit dans le temps et nécessite une vraie réflexion pour atteindre ses objectifs, et ne produit pas toujours immédiatement de résultats « visibles » pour l’organisation.

     

    Il est pourtant un catalyseur pour répondre à de nombreux enjeux :

     

    • transversalité RH à travers l’organisation
    • homogénéité des processus et des référentiels RH
    • efficacité et capabilité dans la production de reporting et d’indicateurs fiables
    • mises en place d’outils partagés à l’ensemble des collaborateurs (et notamment sociaux ou collaboratifs)
    • optimisation des services informatiques aux collaborateurs et de la gestion de la sécurité (comptes informatiques, accès aux outils et aux informations, …)

     

    Les bœufs avant la charrue ?

     

    Pour sécuriser et mener ce projet à bien, il est cependant essentiel de savoir se concentrer sur les priorités et objectifs du projet, avant d’explorer l’ensemble des opportunités qu’il induit, tout en mobilisant l’ensemble des acteurs pertinents, RH comme SI.

     

    Le plus grand risque d’un tel projet est de « courir plusieurs lièvres » à la fois, et de ne pas répondre correctement aux enjeux initiaux, préalables aux opportunités qui en découlent.

     

     

     

    * Glossaire :

     

    • Core HR / Socle RH : Outil informatique regroupant les informations RH pertinentes au niveau d’une organisation, et pouvant supporter, selon le modèle d’urbanisation, des processus et actes de gestion RH.
    • Matricule : Identifiant numérique ou alphanumérique unique sous lequel est enregistré informatiquement un collaborateur/salarié (dans le cadre des Ressources Humaines).
    • MDM (Master Data Management) / GDR (Gestion des Données de Référence) : Notions désignant un ensemble de concepts, processus et outils qui visent à définir, stocker, maintenir, distribuer et imposer une vue complète, fiable et à jour des données référentielles au sein d’un système d’information. Dans le cadre des Ressources Humaines, ceci peut recouvrir la gestion du référentiel des personnes/collaborateurs/salariés, mais aussi des référentiels RH tels que la Structure Organisationnelle, les référentiels Métier (Famille/Métier/Emploi), le catalogue de Compétences…
    • SSO (Single Sign On) / Authentification unique : Méthode permettant à un utilisateur final d’accéder à plusieurs applications informatiques après une seule authentification.
    • Annuaire LDAP / AD (Active Directory) : Solution proposant des services centralisés d'identification puis d'authentification à un réseau, et répertoriant ainsi les éléments de ce réseau, notamment les comptes des utilisateurs (Active Directory étant la version Microsoft pour les systèmes d'exploitation Windows).
    • SaaS (Software as a Service) : Modèle d'exploitation « On Demand » dans lequel l’hébergement et la maintenance de la solution sont à la charge du fournisseur (éditeur), avec, pour le client, un abonnement de service (au lieu d’une licence) pour l’utilisation de la solution.
    • On Premise : Typologie d’application informatique basée sur un modèle d’installation et de maintenance par le client (ou chez un prestataire de service tiers) avec une base de données qui lui est propre, et soumise à une licence d’utilisation par opposition au mode « On Demand ».
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