• Du monogramme de Charlemagne au fichier de preuves : la révolution de la signature électronique appliquée aux ressources humaines Du monogramme de Charlemagne au fichier de preuves : la révolution de la signature électronique appliquée aux ressources humaines
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    18/12/2017
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     u temps de Charlemagne, entre le VIIIe et le IXe siècle, rares étaient les personnes sachant lire, plus rares encore celles sachant écrire.

    Charlemagne lui-même, pourtant connu pour avoir "eu cette idée folle d'avoir inventé l'école", s'il parvenait à déchiffrer, ne maîtrisait cependant pas l'écriture.

    Le gouvernement d'un empire passant par la production conséquente d'édits et de décrets, ceux-ci devaient nécessairement être validés en plus haut lieu, cette validation se matérialisant sur un support, parchemin ou plaque. C'est ce qu'on appelle une signature: procédé permettant d'établir un lien unique entre un texte ou une œuvre et une personne physique ou morale.

    Alors Charlemagne, sur l'indication de son conseiller Eginhard, met au point ce qu'on appelle un monogramme: une croix stylisée reprenant les lettres de son prénom - Karolus en latin - tel un logo.

     

     

     

     

     

     
     
     
     

    Il ne s'agit certes pas de la première signature : le procédé remonte à la nuit des temps pour attester des contrats commerciaux entre deux parties et des legs par succession ou mariage, mais également des mariages, des courriers, des œuvres d'art, des témoignages.

    Qu'il s'agisse de seing, sceau, paraphe, cachet, dessin, blason, calligraphie, autographe, inkan, cartellino, tampon ou tout autre motif symbolique, une signature est une marque permettant d'identifier l'auteur ou l'approbateur d'un document ou d'une œuvre.  Une signature apposée à la fin d'un document par une personne signifie son approbation de l'ensemble des informations contenues dans ce même document sans en être forcément l'auteur. C'est ainsi le cas de contrats ou de tout autre document signé par tout un chacun.

     

     

     

     

     

    Depuis Charlemagne et son monogramme, douze siècles se sont écoulés sans que le principe de la signature n'évolue grandement, et ce jusqu'à ces dernières années

     

     

     

     

     

    La conservation d'un original signé est primordiale. Seul l'exemplaire original ayant une valeur légale, celui-ci doit être préservé de tout vol ou égarement, de toute altération ou usure. C'est en effet toute sa faiblesse : plus que rare, il est unique. En plus d'être fragile, altérable, il peut s'égarer.

    Ainsi, le propriétaire d'un parchemin signé de la main même de Charlemagne le garde-t-il précieusement, à priori dans un coffre inviolable, à l'abri de l'humidité et des rayons solaires, dans des conditions optimales de conservation.

     

     

     

     

     

    Dans les entreprises, au sein des ressources humaines, un certain nombre de règles de conservation ont juridiquement cours suivant le type du document. Celui-ci doit être conservé seulement un certain temps, entre 3 mois et 50 ans. Complexe à administrer. Certes, il existe la possibilité de numériser le document. Mais d'un point de vue légal, l'original papier doit être conservé même si à 99,9%, il ne sera plus jamais consulté, la copie numérique étant suffisante à son usage.

     

     

     

     

     

    Concernant l'acte de signature, la distance est un élément primordial à prendre en compte. Soit le signataire se déplace, soit c'est le document pour être signé. Tant que le document n'est pas signé, la probabilité qu'il ne le soit jamais est grande. Plus le processus de signature est long, plus la probabilité que le document ne soit jamais signé est importante.

     

     

     

     

     

     

     
     
     
     
     

    La conjonction ces dernières années de plusieurs progrès techniques et juridiques est venu bouleverser ce principe de signature.

     

     

     

     

    Désormais, stockables en ligne "dans le cloud" sur des serveurs sécurisés et répliqués à l'infini, associés à des mots clés favorisant leur recherche, consultables par des personnes habilitées à partir de n'importe quel support, de n'importe où et sans horaire d'ouverture, les documents numériques résolvent les problématiques d'accessibilité, et donc de délais de traitement, ainsi que de conservation. Une signature électronique, d'un simple clic de souris ou même d'une pression du doigt, permet le partage et le stockage d'un même document à plusieurs acteurs : les signataires, les services RH concernés, jusqu'à un tiers de confiance certifiant la validité de celui-ci.

    Le document électronique est scellé au moment de la signature : il est horodaté, inaltérable, inviolable et infalsifiable.

     

     

     

     

    Le privilège du monarque, c'est de ne pas se soucier de la logistique d'un document qu'il vient de signer. Ça n'est pas à lui de classer, envoyer quoi que ce soit. Il est temps que les collaborateurs, du gestionnaire de contrats aux signataires, soient traités comme des rois ! Une fois signé, que le document soit transmis automatiquement aux bonnes personnes et s'archive automatiquement au bon endroit : coffre-fort salarié et coffre-fort entreprise. C'est possible ! 

     

     

    Un monarque se lève-t-il de son trône pour rechercher un document dans un local à archives ? On le lui apporte. De la même façon, le gestionnaire n'a plus à se lever : un mot clé dans un champ "recherche", un clic de souris et le document est là.

    C'est ça la Révolution : les privilèges sont abolis. Chaque salarié a le pouvoir de signer sur un parapheur virtuel sans avoir à se lever, les documents se rangent ensuite tout seul … enfin presque : si Althéa est passé par là pour planifier et organiser tout ça.

     

     

     

     

    Non, Althéa n'enseigne pas l'écriture caroline ni quelque calligraphie. Althéa conseille les entreprises comme Eginhard conseillait Charlemagne : avec intelligence, respect et efficacité

     

     

     

     

    Althéa est là pour superviser les différentes composantes de l'entreprise concernées par un projet de dématérialisation comme la mise en place de la signature électronique : Président, Directeur Général ou DRH, équipes métiers de la gestion administrative, du recrutement, de la formation ou autres, services juridiques, DSI, conformité (RSSI), partenaires sociaux, collaborateurs bénéficiaires. Althéa est là pour fédérer toutes ces composantes et traduire leurs besoins et leurs exigences aux éditeurs, intégrateurs et numériseurs impliqués. Oui, éditeurs au pluriel, parce qu'une solution de signature doit être intégrée avec les outils amont générant le document ainsi qu'avec les outils aval de stockage, afin d'optimiser les processus en les automatisant, sans jamais rompre la chaîne de dématérialisation.

     

     

     

     

     

    Généralisée et même banalisée dans le B to C, la signature électronique ne l'est pas encore dans le monde de l'entreprise.

     

     

     

     

     

    Qui n'a pas déjà chez son banquier ou son assureur déjà signé électroniquement un contrat? Qui n'a pas souscrit, sur la tablette proposée par un vendeur habile, à une assurance complémentaire lors de l'achat d'un appareil électroménager ?

    La vie courante a démocratisé la signature. Les contrats et garanties ne dorment plus dans un tiroir mais dans un coffre-fort électronique, ou à défaut dans sa boîte mails ou dans un dossier dédié sur son ordinateur.

    Au besoin, un seul mot-clé suffit à retrouver le précieux document et le transférer directement par mail au service client concerné. Fini l'épluchage fastidieux des documents d'un tiroir entre modes d'emploi de montage de meubles et factures d'achat avant de le photocopier pour les faire parvenir en lettre recommandée avec accusé de réception.

    De la même façon, les placards des gestionnaires administratifs débordent des papiers du personnel, et bien souvent, le seul fait d'avoir mal rangé un document après une seule consultation a fait disparaître à jamais le document.

    La signature électronique à destination de clients fonctionne relativement bien dans les entreprises gérant plusieurs millions de clients. Pour quelle raison cette dichotomie entre clients et collaborateurs alors même que, de plus en plus, depuis l'avènement de la génération Y dans le monde du travail, les collaborateurs expriment le besoin d'être traités aussi bien que des clients ?

     

     

     

     

    A l'heure où sont déjà évoquées les retombées colossales à venir de la 5G à l'horizon 2020, c’est-à-dire demain, il est temps de passer le cap pour les entreprises qui ne l'auraient pas encore fait. C'est une étape vitale de marque employeur, de sécurisation de contractualisation et de patrimoine documentaire.

     

     

     

     

    Pourquoi il est utile de se faire accompagner pour la mise en place d'une solution de signature électronique ?

     

     

     

     

    Les solutions du marché sont fiables et la grande majorité des éditeurs sera en mesure de justifier du respect d'un certain nombre de normes nationales et européennes.

    Cependant, la signature électronique a un coût selon le niveau de signature choisie. Signature simple, avancée ou qualifiée ? Tout dépend des types de documents à faire signer.

    La signature électronique entre dans un schéma global de digitalisation des processus. D'expérience, nous savons que certains éditeurs travaillent mieux avec certains, moins bien avec d'autres.

    Qui pour prendre en charge ce projet au sein de l’entreprise ? Afin d’éviter une compétition malsaine entre une équipe gérant le recrutement et une autre gérant les évaluations ou la formation, la DSI et la DRH elles-mêmes revendiquant le périmètre, une ressource externe pourra permettre de ménager les susceptibilités, d'apporter son expertise et son expérience pour que le projet réussisse au mieux.

    De plus, la dématérialisation RH nécessitant une conduite de changement efficace, il peut être pertinent de faire appel à des professionnels.

     

     

    Au sein d'Althéa l'équipe Démat'RH s'est spécialisée dans cette thématique et se tient à votre disposition.

    Contactez David Gordon ou Stanislas Roche qui sauront guider votre réflexion.

     

     

     

     

     

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