• Benchmark Paie 2015 : des enseignements iconoclastes ! Benchmark Paie 2015 : des enseignements iconoclastes !
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    25/05/2016
    SBON

    Fin 2015, Althéa a réalisé une étude comparative auprès de ses clients pour décrypter les tendances en termes d’organisation et de pratiques SIRH. Existe-t-il un modèle idéal d’organisation de la fonction Paie qui en garantisse l’efficacité à moindre coût ? Le coût du service paie est-il avant tout un coût lié au SI ? Le choix du mode d’exploitation du SI est-il déterminant dans la maîtrise du coût bulletin ? Externaliser son SIRH est-il vraiment économique ? Quels sont les bénéfices réels d’une organisation en Centre de Services Partagés (CSP) en termes de réduction du coût bulletin et d’amélioration de la qualité de service ? Quel est le prix à payer pour garantir la conformité légale de la paie ?

     

    Autant de questions auxquelles l’étude apporte un nouvel éclairage en mettant en lumière des indicateurs clés qui permettront aux Directions RH de se positionner par rapport au panel des 60 sociétés françaises interrogées.

     

     

    Pas de modèle idéal pour organiser efficacement la fonction Paie

     

     

    L’étude s’appuie sur un panel de clients Althéa selon une répartition sectorielle équilibrée (services 33%, Industrie 28%, Distribution 27%, Banque/Assurance 12%) et une forte représentativité des segments mid-market et grands comptes (69% des sociétés interrogées gérant entre 1 000 et 10 000 salariés dans le SIRH, 25% pour le segment des très grands comptes supérieur à 10 000 salariés et 6% pour le segment inférieur à 1 000 salariés).

     

     

    Aujourd’hui, le SIRH doit être capable de gérer une complexité organisationnelle et une diversité réglementaire accrue au sein d’un outil unifié. S’adapter continuellement aux évolutions de la réglementation est donc un véritable enjeu pour le SIRH qui doit pouvoir garantir simultanément la juste application de plusieurs conventions collectives (pour 64% des sociétés interrogées) au sein d’organisation multi-sociétés (plus de 10 sociétés pour 55% des sociétés interrogées) et multi-établissements (plus de 50 établissements pour 61% des sociétés interrogées).

     

     

    Au-delà de la qualité d’implémentation des règles de gestion dans le SIRH, le mode d’organisation est-il déterminant pour garantir l’efficacité et la performance de la fonction Paie ? En mode CSP, les gestionnaires sont regroupés au sein d’une structure dédiée qui assure les tâches liées à la paie pour plusieurs sociétés ou entités du même Groupe.

     

     

    Cette organisation reste minoritaire (19%) sur le segment 1 000/10 000 salariés au profit d’une organisation centralisée plus classique (38%) ou d’une organisation décentralisée (43%) qui favorise davantage la proximité par la présence de relais locaux. Toutefois, le CSP devient un choix majoritaire pour les grands Groupes (56% sur le segment de plus de 10°000 salariés) qui cherchent à industrialiser leurs activités administratives et paie, afin d’en rationaliser les coûts et garantir un niveau de service homogène par une mutualisation des expertises et une harmonisation des processus métier.

     

     

    Dans la pratique, il n’y pas de modèle organisationnel unique ou idéal. Tout dépend de la volumétrie à gérer, de l’adéquation des processus aux enjeux business à servir, de la culture d’entreprise et du niveau de compétences et maturité des équipes paie. En réalité, le véritable gage de pérennité et de profitabilité à long terme de l’organisation de la fonction Paie est sa capacité à concilier les évolutions réglementaires et les évolutions de l’entreprise (gestion de nouvelles populations, intégration de nouvelles filiales).

     

     

     

     

     

    Un coût bulletin essentiellement humain

     

     

     

     

    La composition du coût bulletin est un indicateur clé pour identifier les leviers de maîtrise et de réduction des coûts relatifs à la fonction Paie. Pour 68% des sociétés interrogées, la masse salariale interne représente plus de 60% du coût bulletin complet (elle atteint même plus de 80% pour 15% des sociétés interrogées) : c’est en effet le prix de l’expertise métier, des contrôles qualité, de la veille légale et conventionnelle et de la production des déclaratifs légaux. Quant aux coûts relatifs aux outils (maintenance des outils, archivage, dématérialisation, éditique, services externes), ils varient selon l’urbanisation du SIRH (nombre d’outils et d’interfaces), son mode d’exploitation (interne vs. prestations externes) et son amortissement en cas d’acquisition des outils.

     

     

     

    68% des sociétés interrogées ayant choisi d’externaliser l’hébergement et la maintenance de leur SIRH ont un coût bulletin inférieur à 20 euros. C’est également le cas pour 50% de celles qui ont choisi d’héberger et maintenir leur SIRH en interne. Les meilleurs coûts bulletin (inférieurs à 10 euros) sont atteints dans les mêmes proportions par les sociétés qui externalisent (37%) et celles qui ont fait le choix de l’interne (40%). Autrement dit, s’il permet de rationaliser une partie du coût bulletin, le recours à l’externalisation n’est pas un choix strictement économique. Confier à un prestataire l’hébergement et la maintenance de son SIRH permet certes de mieux piloter le coût bulletin par un contrat de service, mais pas de le réduire drastiquement par rapport à une internalisation complète qui conserve les bénéfices de la réactivité et de la souplesse.

     

     

     

     

     

     

     

     

    Faciliter l’industrialisation du service pour maîtriser le coût bulletin

     

     

    Alors comment réduire le coût bulletin ? Mieux s’organiser ? En pratique, l’impact du modèle organisationnel sur le coût bulletin n’est pas manifeste. Qu’elles soient organisées en CSP ou non, près de 40% des sociétés interrogées présentent un coût bulletin supérieur à 20 euros. Alors comment optimiser les bénéfices du CSP ? La mutualisation et la professionnalisation des ressources ne semblent pas suffire pour assurer la mise sous contrôle de la qualité de service. Les processus de la fonction Paie doivent être adaptés au contexte du CSP afin d’y être industrialisés. L’harmonisation ne réussit pas seule à réduire le coût bulletin. La mutualisation et la professionnalisation des ressources en mode CSP doivent permettre d’industrialiser la relation de service auprès des clients du SIRH, et ainsi améliorer la productivité de la fonction Paie. L’impact sur le coût bulletin dépend donc du gain réel de productivité.

     

     

     

     

     

     

     

    Rationaliser les contrôles qualité pour limiter le coût de la conformité légale

     

     

     

    Les contrôles qualité visant à garantir la conformité légale de la paie coûtent chers. 48% des sociétés interrogées pratiquant le contrôle en masse affichent un coût bulletin inférieur à 10 euros contre 24% de celles qui réalisent des contrôles au bulletin.

     

     

    La réalisation des contrôles propres à la DSN est a fortiori un nouvel enjeu dans la maîtrise du coût bulletin. Pour l’heure, la DSN est majoritairement réalisée en interne (80% des sociétés interrogées), mais externaliser ce mode déclaratif peut réduire sensiblement le coût bulletin (43% des sociétés interrogées qui externalisent la DSN affichent un coût bulletin inférieur à 10 euros contre 32% de celles qui réalisent et contrôlent la DSN en interne).

     

     

    Ce que nous enseigne cette étude, c’est qu’il n’y pas de modèle idéal qui garantisse une réduction significative du coût bulletin. Pour illustration, une fonction Paie centralisée, aux processus matures et dotée d’un outil amorti, hébergé et maintenu en interne peut présenter un coût bulletin beaucoup plus compétitif et un meilleur niveau de productivité qu’une fonction paie récemment réorganisée en mode CSP avec passage sur un nouvel outil externalisé…

     

     

     

     

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